Strategie

Concentreert slechts een klein deel van je organisatie zich op de toekomst? Is je organisatie verstrikt in talrijke projecten die verschillende richtingen opgaan, zonder duidelijke lijn? Ontbreekt het aan verbinding tussen de doelstellingen voor de toekomst en de dagelijkse operatie?
Ik bied ondersteuning bij het vormgeven van je strategie, het vertalen ervan naar lange termijn doelstellingen, en het koppelen van deze doelen aan de acties van morgen. Zo zorg ik ervoor dat je organisatie een duidelijke richting heeft en werkt aan de toekomst.

Structureel bezig zijn met strategie

In deze snel veranderende wereld is het belangrijk om vandaag aan morgen te werken. Hoe en waar denken wij in de toekomst waarde te kunnen leveren terwijl we ook financieel succesvol zijn? Dit is de kernvraag om te beantwoorden. Omdat de wereld continu verandert en we steeds nieuwe informatie krijgen over de toekomst willen we de strategie en de initiatieven om de strategie waar te maken structureel en op het juiste niveau bijstellen.

Goed met strategie werken

Gestructureerd met strategie werken. Dit kan de illusie geven dat we vooral gaan plannen. Dit is zeker een onderdeel, maar belangrijker dan dat: We gaan vooral keuzes maken.

Ik werk met het OGSM model. OGSM staat voor objectives, goals, strategies en measures. OGSM is een plan op 1 a4. That’s it. Hierdoor wordt je gedwongen om kleur te bekennen, helder te formuleren en ontstaat de kans om verbindingen te vinden tussen de verschillende onderdelen. Bij het opstellen van de OGSM stellen we onszelf constant 2 vragen:

Wat is ons doel?
Wat gaan we doen om ons doel te bereiken?

De OGSM kan vervolgens door afdelingen, programma’s of sub teams gebruikt worden om een eigen OGSM op te stellen. Hierdoor gaat iedereen op hun onderdeel bijdragen aan het grotere plan om de strategie waar te maken. Door de OGSM vervolgens te vertalen naar een tactisch jaarplan en naar een kwartaalplanning creëer je een manier om met de hele organisatie gestructureerd en wendbaar aandacht te hebben voor het waarmaken van de strategie, zonder dat het rigide wordt.

Mijn aanpak

Elke organisatie en situatie vraagt maatwerk, maar om tot de juiste richting te komen heb ik een aantal stappen die we samen doorlopen om tot een passende strategie te komen.

1. De opdracht afstemmen

In een eerste inventarisatie maken we kennis, sta ik stil bij mijn werkwijze en verkennen we samen wat er aan de hand is. We bespreken het doel van de opdracht, gevoeligheden, de benodigde uren, mijn rol, mijn mandaat en wat het gewenste resultaat is.

2. De huidige situatie in kaar brengen

In deze eerste fase brengen we in kaart hoe er met strategie en strategie waarmaken gewerkt wordt:

Wat is de huidige strategie?
Kent de rest van de organisatie de strategie?
Hoe tevreden is de organisatie met de strategie?
Waar is de strategie op gebaseerd? Welke aannames zijn hierover gemaakt?
Welke uitdagingen kent de organisatie en in hoeverre speelt de strategie hier op in?
Op welke manier wordt de organisatie geconfronteerd met de strategie?
Hoe wordt nu met de strategie gewerkt?
Wat is de huidige meerjarenplan/jaarplan methodiek?

3. Het strategieproces vormgeven

Op basis van de vorige stap bepalen we het nieuwe proces:

Waar beginnen we? Moet de strategie opnieuw vormgegeven (in een OGSM) worden of willen we de huidige strategie beter inbedden in de organisatie?
Willen we een top-down of bottom-up proces?
Welke deelnemers en stakeholders zijn betrokken bij het proces?
Welke overlegstructuur creëren we voor het waarmaken van de OGSM?
Met welke tools maken we de OGSM zichtbaar en levend voor de organisatie?

4. Een SWOT-analyse maken

Als er geen strategie is of de huidige strategie is niet adequaat meer dan moeten we onszelf eerst positioneren. Om antwoord te kunnen geven op de vraag Hoe en waar denken wij in de toekomst waarde te kunnen leveren terwijl we ook financieel succesvol zijn? maken we een SWOT analyse. Op een creatieve én systematische manier bekennen we met elkaar kleur.

Wat zijn onze huidige sterktes?
Wat zijn onze huidige zwaktes?
Welke kansen zijn/komen er in de buitenwereld?
Welke bedreigingen zijn/komen er in de buitenwereld?

5.1. De OGSM creëren

Zodra we een gedeeld beeld hebben bij de toekomst en hoe we onszelf daarin moeten positioneren kunnen we aan de slag met de OGSM. In een aantal workshops gaan we nadenken over de vragen:

Welke doelen horen bij de positie die we willen hebben in de toekomst?
Wat gaan we doen om deze doelen te bereiken?
Hoe gaan we meten of we de juiste kant opgaan?

5.2. De gebruikers/ambassadeurs trainen

Terwijl we de OGSM opstellen trainen we gebruikers en ambassadeurs in het werken met de gekozen inrichting, de OGSM, het tactisch jaarplan en de succesfactoren en valkuilen. Hierdoor vergroten we de borging en het gedeelde eigenaarschap in de organisatie.

6. Het tactisch jaarplan creëren

De OGSM geeft weer wat we gaan doen om de doelen te bereiken. In het tactisch jaarplan gaan we op tactisch niveau definiëren in welk kwartaal van het huidige/komende jaar we welke onderdelen gereed willen hebben. Wat doen we eerst en wat doen we later? Hierdoor ontstaat de kans voor degenen die het werk moeten gaan doen om concreet aan de slag te gaan met het werk dat als eerste moet gebeuren.

7. De sessies faciliteren

We hebben een OGSM, we hebben een tactisch jaarplan. Tijdens de kwartaalbijeenkomsten stellen we het tactisch jaarplan bij op basis van het (niet) afgeronde werk, nieuwe informatie/nieuwe prioriteiten waar we geen rekening mee gehouden hadden en verfijnen we het gedefinieerde werk voor het komende kwartaal. In totaal doorlopen we het volgende proces van groot naar klein:

Strategie -> OGSM -> meerjaren roadmap -> jaardoelen -> tactisch jaarplan -> kwartaalplan

Deze manier van werken kost tijd om aan gewend te raken. Ik faciliteer de workshops en later ook de kwartaalplansessies totdat er voldoende ervaring aanwezig is om met de OGSM uit de voeten te kunnen.

8. De opdracht afronden

Als de organisatie gewend is aan de manier van werken, dan wordt het tijd om samen na te denken wanneer de opdracht is afgerond.

We willen met zekerheid kunnen zeggen:

‘Het gaat lekker en we zijn de strategie aan het waarmaken’

Hier zijn een aantal parameters voor om samen in de gaten te houden, bijvoorbeeld:

We leveren het werk op dat we gedefinieerd hebben
Er is focus in de organisatie op het behalen van de doelen
De meters die we ingesteld hebben om in de gaten te houden of we de goede kant opgaan geven positieve signalen
Er is een blijvende positieve sfeer over de manier van werken en de kant die de organisatie opgaat